Luis “El Papuss” Ortega

LA EXPERIENCIA DEL TIEMPO EN LA CONTABILIDAD SE MANIFIESTA DE MÚLTIPLES FORMAS Y ESTÁ PRESENTE A LO LARGO DE TODO SU PROCESO, LLEGANDO INCLUSO A DETERMINAR LA EFECTIVIDAD EN EL CUMPLIMIENTO DE METAS Y APROVECHAMIENTO DE LOS RECURSOS.

Todas las imágenes: Kazunori Matsumura, Nen- Rin, 2015. Proyecto para CONDE HOUSE CO.,Ltd. Cortesía del artista.

Existe una relación directa entre el tiempo y la contabilidad, básicamente demostrable en la emisión de la información financiera, en el balance general y en el estado de resultados. En la clase básica de contabilidad lo primero que se enseña es que después de la conformación de los asientos contables con su respectiva división de cuentas, la formación de los documentos es para aquellos que toman las decisiones empresariales.

Es evidente que se requiere de un tiempo específico para conformar la información. Por eso, podemos contemplar que, para el caso, el balance muestra dicha información del patrimonio empresarial con una fecha específica y en los estados de resultados; por ejemplo, marca un dinamismo en un rango de fechas. El tiempo va definiendo junto con las diversas técnicas contables cómo va creciendo, estancándose o decreciendo una empresa u organismo, de tal forma que en cualquier variante dichos ciclos corresponden en muchas ocasiones al cumplimiento de metas. Dicha relación intrínseca de los tiempos también es útil para cumplir las obligaciones fiscales.

Cuando Fray Luca Bartolomeo de Pacioli (1445–1517) creó los fundamentos contables, mencionó que era importante establecer un proceso básico por medio de libros en los que de manera diaria quedaría asentado lo que pasaba en las abadías, tanto el ingreso de los alimentos como las referencias de las limosnas y los donativos para la iglesia, ya que anteriormente no existía un orden que sirviera de organización, lo que generaba un desperdicio de los recursos, además de no tener un rendimiento de las cosas en un tiempo establecido.

Para dicho orden se definen cuatro libros que al día de hoy siguen siendo vigentes para el trabajo básico de las personas dedicadas a la contabilidad: Inventario, Balance, Diario y Mayor. Pacioli, como gran experto del ajedrez, definió unas reglas que debían cumplirse para plasmar información fidedigna de la situación de cada organización¹:

1. No existe alguien que debe sin tener un acreedor.

2. La suma de las deudas debe ser igual a lo que se abona.

3. Si yo recibo, debo algo al que me entrega.

4. Todo valor que ingresa es deudor y todo valor que sale es acreedor.

5. Si pierdes eres deudor y si ganas te conviertes en acreedor.

Precisamente gracias al tiempo, la contabilidad es la mejor forma de marcar en qué punto suceden los hechos. En el ya mencionado libro se reporta en qué fecha se efectúa cada asiento contable y estos datos se concentran en el libro de Mayor. A su vez, en los libros de Inventarios son conocidos los famosos sistemas de UEPS (Últimas Entradas Primeras Salidas) y PEPS (Primeras Entradas Primeras Salidas); en ambos es indispensable marcar en qué tiempos entraron las mercancías (sólo como recordatorio diremos que ambos sistemas tienen que ver con el tipo de materiales que ingresan entre los perecederos y los que no lo son o con aquellos que requieren un tiempo de estancia previa antes de salir de los almacenes, por ejemplo, los vinos).

Después de demostrar la relación intrínseca del tiempo y la teoría contable, vamos a mencionar los puntos principales de la mejora continua para maximizar nuestro trabajo en los registros contables y poder utilizar los periodos de tiempo en una forma más eficiente:

1. Según el giro de la empresa, las cuentas expresadas en los distintos documentos informativos de balance y estados financieros deben estar bien tipificados y ser de lectura sencilla para una mejor comprensión de la información.

2. El orden de las partidas va en función de la relevancia de aquello que deseamos ver como lo más importante.

3. Las partidas adicionales van en orden a la naturaleza temporal de las mismas ya que no siempre estarán expresadas (según el tiempo convenido).

4. En los consejos de administración deberá quedar bien establecido, en tiempo y forma, cada cuándo se emite los resultados para su análisis, recordar que una cosa es el tiempo de presentación de resultados y otro el de “corte” para conformar el documento.

5. Específicamente para el pequeño comercio, es indispensable que en su libro de Diario se expresen todos los sucesos contables, tanto del dinero que entra como del que sale, ya que en él cada movimiento adquiere un papel más importante. A medida que sea más específico, mejor control de las situaciones tendremos.

6. De preferencia debe ser un grupo selecto de personas el que se encargue de los registros contables, no cualquiera debe meter las manos en esos hechos ya que se perdería el control y se pueden cometer errores de duplicar los asientos contables.

7. Se debe conocer bien la teoría de la partida doble y saber cuáles cuentas son de naturaleza deudora y cuáles de naturaleza acreedora, porque si esto no se entiende de forma adecuada es un hecho que la información financiera estará errónea.

El tiempo como “Maestro de las cuestiones de la vida” es similar al paquete de hojas blancas en una impresora; si no se escribe nada en ellas se desperdiciará una y otra, cada una quedará en blanco, cada hoja jamás se recuperará; pero si colocamos información veraz y oportuna podremos observar la belleza del registro y del hecho en el paso del tiempo.

1. Romero López A.J., Principios de contabilidad, Ed. McGraw Hill, 6ta edición.

«A medida que sea más específico [el ejercicio contable], mejor control de las situaciones tendremos».

«[…] gracias al tiempo, la contabilidad es la mejor forma de marcar en qué punto suceden los hechos».

Luis Ortega Frías, "El Papuss Ortega", es Licenciado en administración de empresas, locutor profesional de radio y televisión y catedrático de las Licenciaturas de administración y contabilidad en Universidad Humanitas campus Querétaro.